Macierz Eisenhowera

- Cholera jasna, znowu nie wyrobiłeś normy - sumienie darło mi się do ucha.
- Tak źle jeszcze nie było, 73% tego co zwykle! - mamrotało poczucie obowiązku.

Jak poradzić sobie z takimi wewnętrznymi dialogami? Jak sprawić, by poczucie winy dało spokój i się odczepiło?

Zapobiec mu. Sprawić by nie wystąpiło. Nie dać mu powodów do pojawienia się.

Ale jak?

Tak jak zwykle. Stosując odpowiednie narzędzia. Przykładowym narzędziem, które może mieć zastosowanie w zarządzaniu czasem (czyli zapobieganiu niewyrobionym normom) jest Macierz Eisenhowera. Oto ona ;-)

źródło obrazka: krystianmularczyk.com

Jak widzicie, Macierz Eisenhowera jest podzielona na cztery ponumerowane ćwiartki. Każda ćwiartka reprezentuje zadania o różnym stopniu "pilności" i "ważności". Zdefiniujmy sobie te słowa, które pozornie są synonimami - ale tylko pozornie.

Zadanie Pilne- Musi być wykonane w jak najszybszym czasie (np. projekt z bliskim deadlinem).

Zadanie Ważne- Zadanie, które musi być koniecznie wykonane w przyszłości, jego deadline jest daleki ale należy stopniowo nad nim pracować (np. pisanie bardzo długiego raportu).

Pierwsza ćwiartka zawiera w sobie zadania pilne i ważne. Znajdują się w niej wszelkie naglące projekty i krótkoterminowe zadania o wielkiej wadze. Jeżeli chodzi o moją Macierz Eisenhowera, to napisanie tej notki znajduje się w Pierwszej Ćwiartce.

Druga ćwiartka jest domem dla zadań ważnych ale niepilnych. Masz ważny egzamin za pół roku? Jego obecność w tej ćwiartce sugeruje, że powinieneś powoli się do niego przygotowywać.

Lektura mojego bloga jest zadaniem ważnym ale niepilnym. Wiedza, którą tu przedstawiam jest praktyczna i wartościowa, ale jeżeli zapoznasz się z nią jutro a nie teraz, nie będzie kataklizmu.

Trzecia ćwiartka to zadania pilne ale nieważne. W tej ćwiartce znajdą się zadania, które są małej wagi ale powinny być szybko wykonane.

Czwarta ćwiartka jest zmorą niektórych managerów. Znajdują się w niej zadania bezwartościowe, które nie muszą być wykonane - np. sprawdzanie skrzynki mailowej sto razy dziennie lub granie w karty w czasie pracy.

Niektórzy znają jeszcze piątą ćwiartkę ale ona ma niewiele wspólnego z zarządzaniem czasem. Ma natomiast wiele wspólnego z problemami zdrowotnymi i szeroko pojętym kacem.

Ale nie schodźmy z tematu.

Co robić z zadaniami z każdej ćwiartki?

Zadania z pierwszej ćwiartki: wykonujemy od razu.

Zadania z drugiej ćwiartki: poświęcamy im regularnie czas ale stawiamy bardziej na jakość ich wykonania niż na pospiech. Uwaga! Część zadań z drugiej ćwiartki lubi przesunąć się do ćwiartki pierwszej (stać się zadaniem pilnym i ważnym)!

Zadania z trzeciej ćwiartki: delegujemy lub outsourceingujemy.

Zadania z czwartej ćwiartki: olewamy.

Od których zadań zacząć dzień pracy? Większość ludzi stwierdzi, że od tych z pierwszej ćwiartki. Jest w tym dość sporo racji ale należy pamiętać o tym, by nie zaniedbać zadań z drugiej ćwiartki.

Ja zaczynam, od zadań ważnych i niepilnych (II ćwiartka). Ponieważ zadania pilne są pilne a ja zacznę od zadań ważnych i niepilnych, będę miał motywację by jak najszybciej zająć się sprawami pilnymi i ważnymi :-)

To tylko tak brzmi, ale naprawdę nie jest skomplikowane :-)

Mówiąc po Polsku: jeżeli zajmuję się rzeczą niepilną a mam na karku naprawdę pilne zadanie, mam większą motywacje do szybkiej i efektywnej pracy. Jaka jest waga motywacji?? Tego chyba nie muszę mówić. Motywacja jest na tyle ważnym zagadnieniem, że poświęciłem jej osobny dział.

Ćwiczenie Praktyczne: Wykonaj własną Macierz Eisenhowera. Wpisz w nią wszystkie zadania, którymi się musisz zająć. Od razu umieść w II ćwiartce lekturę mojego bloga ;-)