piątek, 25 marca 2011

Ciocia Wikipedia i Księgowość - czyli co można wrzucać w koszty działalności a co nie?


Źródło obrazka: wikimedia.org, Faktura z 1812 r. ;-)


Ta notka nie będzie najdłuższa na świecie, ale nie widzę sensu pisać eseju na temat, który można dobrze opisać w kilkuset słowach.

Opowiem wam o czymś, czego Ciocia Wikipedia wam nie powie. Niech przemówi Wujek Dobra Rada.

Każdy kto prowadzi jakąkolwiek działalność gospodarczą cieszy się przywilejem odliczania kosztów prowadzenia działalności, co wiąże się z pomniejszonym podatkiem. Jest to przywilej przeznaczony dla każdej osoby prawnej, z wyjątkiem osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Innymi słowy: jeżeli nie jesteś (współ)właścicielem chociaż najmniejszego interesu, nie możesz nic wpisywać w koszt prowadzenia działalności.

Metaforycznie rzecz ujmując, to tak jakby każdy z nas mógł odliczyć od pensji koszt benzyny zużywanej w drodze do pracy. Fajnie się mają Ci przedsiębiorcy.

Sęk w tym, że z tym przywilejem wiąże się dość przykry obowiązek: Co mogę "wrzucać w koszty" i w jakim stopniu?

Wielu małych i średnich przedsiębiorców głowi się nad rozwiązaniem problemu, który wskazałem w tytule notki. Czy mogę wpisać w koszt prowadzenia działalności soczek dla klienta? Czy mogę wpisać w koszt działalności X, Y i Z ? Ta notka rozjaśni tę sprawę i pomoże Ci ewidentnie i dokładnie rozszyfrować na co można, a na co nie brać faktury i wszelkiego rodzaju rachunki.

Jak to mawiał Tempus Fugit "czas ucieka" więc do dzieła ;-)

Istnieją dwa rodzaje zakupów, które możesz wpisać w koszty. Oto one:

Możesz wrzucać w koszt działalności wydatki, które ograniczają Twoje straty.

Przykłady:
System alarmowy, szyba pancerną, sejf (chronią przed kradzieżą - stratą)


Możesz brać na fakturę wydatki, które generują dla Ciebie zysk.

Przykłady:
Towar (generuje zysk w momencie sprzedaży)
Wydruk ulotek i inne działania marketingowe (zwiększają obrót)
Usługi outsourcingowe (oczywiście takie, które pokrywają się z profilem Twojej działalności).

Logicznym tokiem rozumowania, dopuszczalne jest księgowanie faktur, które spełniają obydwa powyższe warunki (zamiast jednego).

Pamiętaj, że możesz brać fakturę tylko na naprawdę potrzebne rzeczy - wiem, że kawa może zwiększyć efektywność pracy załogi, ale urząd skarbowy może już być innego zdania. Co innego, jeżeli kawa jest NIEZBĘDNA lub BARDZO POTRZEBNA do prowadzenia działalności - np. gdy prowadzisz kawiarnię. Najlepiej jeżeli każdy wydatek przedyskutujesz ze swoim własnym księgowym.

Nota bene: nawet jeżeli zatrudniasz księgowego, sprawdzaj co on tam bazgroli w tych rozliczeniach. Niektórzy księgowi (nie mówię, że każdy) mają swoich chlebodawców tam gdzie słońce nie dociera. Nie każdy księgowy dba o poprawność ksiąg. Nie mam w tej sprawie osobistych doświadczeń (sam prowadzę sobie księgowość) ale wielu znajomych, którzy prowadzą działalność gospodarczą żali mi się na te wygibasy, które czasem znajdują się w księgach ;-)

Tak przy okazji, wiedzieliście o tym, że niektórzy księgowi to spece od marketingu? ;-)

Pamiętaj, że nie możesz wrzucać w koszt faktur, które tylko częściowo są poprawne.

Jeżeli prowadzisz np. kwiaciarnię, to nie powinieneś księgować faktur, na których poza kwiatami figuruje pasta do zębów- nawet jeżeli nie zaksięgujesz kosztu przykładowej pasty. Prawo podobno tego nie zabrania, ale inspektorzy skarbowi ponoć tego nie lubią.

Pamiętaj o tym, że na żądanie inspektora skarbowego masz obowiązek udowodnić, że dany towar/usługa jest naprawdę potrzebna do ograniczenia strat lub osiągania zysku.

Udzielę teraz odpowiedzi na kilka często pojawiających się pytań, które czasem mi zadajecie. Zaznaczam jednak z góry, że NIE JESTEM KSIĘGOWYM w związku z czym wszystkie swe działania najlepiej konsultować z zawodowymi księgowymi.

Czy mogę wpisać w koszt działalności swój czynsz?

O ile mi wiadomo istnieje możliwość wpisania części kosztów dot. mieszkania w koszt działalności pod warunkiem, że mieszkanie jest miejscem prowadzenia działalności gospodarczej i potrafisz udokumentować poniesienie kosztu. Szczegóły przekaże Ci zawodowy księgowy. Ja nie mam tego problemu, gdyż działalność, którą prowadzę ma siedzibę poza mieszkaniem.

Czy mogę wpisać w koszt odtwarzacz mp3, TV, lub coś podobnego?

Zależy od przeznaczenia danego przedmiotu. Jeżeli sprzedajesz sprzęt o podobnym charakterze a TV ma być towarem to jest to Twoje święte prawo. Jeżeli jest to motywacyjna premia dla pracownika - to o ile mi wiadomo masz taką możliwość.

Mam prywatny samochód, którego używam do celów związanych z działalnością. Czy mogę wrzucić w koszt prowadzenia działalności wydatki związane z benzyną?

Osobiście tego nie robię (mimo, że używam samochodu służbowo, to nie wrzucam kosztów benzyny w koszt) ale o ile mi wiadomo - mogę się mylić - istnieje taki ładny dokument jak Ewidencja Przebiegu, na podstawie którego można tego dokonać. Moim zdaniem jest to za dużo pracy. Ale to już zależy od tego, ile takim autkiem w celach służbowych jeździmy.

Zadajcie mi to pytanie, gdy benzyna będzie po 9,99 ;-)

13 komentarzy:

  1. Nie przesadzajmy ze straszeniem, jak faktura jest poprawna to czy to lubi czy nie urzędnik - ma guzik do uznania tego za koszt. W firmach często są zafakturowane wydatki całkowicie firmowe, gdzie na jednym dokumencie są zarówno koszty podatkowe, jak i inne wydatki które nimi być nie mogą - np. faktura z hotelu gdzie jest wyszczególniony nocleg i wyżywienie. Nie zamykajmy sobie drogi do korzyści podatkowych ze strachu przed skarbówką ;)

    Tak jak piszesz, księgowi są bardzo różni i niestety wiedza merytoryczna i rzetelność ludzka są u nas na wagę złota. I też trzeba uważać z wiedzą przekazywaną przez księgowych - doradztwo dla klienta nie leży w zakresie ich obowiązków. Niektórzy wychodzą z całkiem słusznego wniosku, że wyedukowanie klienta we wszystkich koniecznych sprawach powoduje jego utratę... ;)

    OdpowiedzUsuń
  2. na razie benzyna jest po 5,99, więc pytanie zadam za jakieś pół roku...

    OdpowiedzUsuń
  3. Strasznie słaby tekst pod względem merytorycznym. Nie warto tracić czasu na czytanie, nic z niego pożytecznego nie można się dowiedzieć. Same ogólniki...

    OdpowiedzUsuń
  4. Strasznie słaby tekst pod względem merytorycznym. Nie warto tracić czasu na czytanie, nic z niego pożytecznego nie można się dowiedzieć. Same ogólniki...

    OdpowiedzUsuń
  5. Dobrze napisane, ale brakuje mi szczegółów - więcej konkretów proszę ;)

    OdpowiedzUsuń
  6. Wyczytałem gdzieś na stronach, że w koszty można wziąć sztukę czyli obrazy itp.

    OdpowiedzUsuń
  7. Dzięki wielkie, tego właśnie szukałem!!

    OdpowiedzUsuń
  8. W swojej firmie korzystam z opcji tego, że mogę sobie wrzucić w koszta szkolenia dla firm, jak dla mnie to jeden z lepszych profitów. Korzystam i ja i pracownicy, pośrednio i bezpośrednio. :)

    OdpowiedzUsuń
  9. Biorę faktury vat na wszystko, co spełnia opisywane w tym artykule wymogi. Jeszcze dwa lata temu obawiałem się czy Urząd Skarbowy uzna daną fakturę. Obecnie zadaję sobie właśnie te dwa pytania, które opisałeś. Jeśli pada "tak", wiem, że w razie kontroli będę w stanie udowodnić, że ten produkt/usługa były firmie potrzebne.

    OdpowiedzUsuń
  10. Obecnie przestałem zajmować się w większości sprawami rachunkowymi w mojej działalności. Brakowało mi czasu by robić to systematycznie, dlatego przekazałem księgowość do biura rachunkowego online. Samodzielnie obsługuję tylko program do faktur.
    Pozdrawiam!

    OdpowiedzUsuń
  11. Na początku swojej przygody z własną firmą, też miałam z tym problemy, ale na szczęście z każdą niejasność pomogło mi rozwiązać biuro rachunkowe w Oleśnicy. Do tej pory mogę polegać na moich księgowych w każdej chwili i sprawie.

    OdpowiedzUsuń

Witam.

Zachęcam wszystkich do komentowania. Krytyka jest wyjątkowo mile widziana. Zastrzegam sobie prawo do moderacji komentarzy, które łamią zasady dobrego wychowania.