Ciocia Wikipedia i Księgowość - czyli co można wrzucać w koszty działalności a co nie?

Źródło obrazka: wikimedia.org, Faktura z 1812 r. ;-)

Ta notka nie będzie najdłuższa na świecie, ale nie widzę sensu pisać eseju na temat, który można dobrze opisać w kilkuset słowach.

Opowiem wam o czymś, czego Ciocia Wikipedia wam nie powie. Niech przemówi Wujek Dobra Rada.

Każdy kto prowadzi jakąkolwiek działalność gospodarczą cieszy się przywilejem odliczania kosztów prowadzenia działalności, co wiąże się z pomniejszonym podatkiem. Jest to przywilej przeznaczony dla każdej osoby prawnej, z wyjątkiem osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Innymi słowy: jeżeli nie jesteś (współ)właścicielem chociaż najmniejszego interesu, nie możesz nic wpisywać w koszt prowadzenia działalności.

Metaforycznie rzecz ujmując, to tak jakby każdy z nas mógł odliczyć od pensji koszt benzyny zużywanej w drodze do pracy. Fajnie się mają Ci przedsiębiorcy.

Sęk w tym, że z tym przywilejem wiąże się dość przykry obowiązek: Co mogę "wrzucać w koszty" i w jakim stopniu?

Wielu małych i średnich przedsiębiorców głowi się nad rozwiązaniem problemu, który wskazałem w tytule notki. Czy mogę wpisać w koszt prowadzenia działalności soczek dla klienta? Czy mogę wpisać w koszt działalności X, Y i Z ? Ta notka rozjaśni tę sprawę i pomoże Ci ewidentnie i dokładnie rozszyfrować na co można, a na co nie brać faktury i wszelkiego rodzaju rachunki.

Jak to mawiał Tempus Fugit "czas ucieka" więc do dzieła ;-)

Istnieją dwa rodzaje zakupów, które możesz wpisać w koszty. Oto one:

Możesz wrzucać w koszt działalności wydatki, które ograniczają Twoje straty.

Przykłady:
System alarmowy, szyba pancerną, sejf (chronią przed kradzieżą - stratą)


Możesz brać na fakturę wydatki, które generują dla Ciebie zysk.

Przykłady:
Towar (generuje zysk w momencie sprzedaży)
Wydruk ulotek i inne działania marketingowe (zwiększają obrót)
Usługi outsourcingowe (oczywiście takie, które pokrywają się z profilem Twojej działalności).

Logicznym tokiem rozumowania, dopuszczalne jest księgowanie faktur, które spełniają obydwa powyższe warunki (zamiast jednego).

Pamiętaj, że możesz brać fakturę tylko na naprawdę potrzebne rzeczy - wiem, że kawa może zwiększyć efektywność pracy załogi, ale urząd skarbowy może już być innego zdania. Co innego, jeżeli kawa jest NIEZBĘDNA lub BARDZO POTRZEBNA do prowadzenia działalności - np. gdy prowadzisz kawiarnię. Najlepiej jeżeli każdy wydatek przedyskutujesz ze swoim własnym księgowym.

Nota bene: nawet jeżeli zatrudniasz księgowego, sprawdzaj co on tam bazgroli w tych rozliczeniach. Niektórzy księgowi (nie mówię, że każdy) mają swoich chlebodawców tam gdzie słońce nie dociera. Nie każdy księgowy dba o poprawność ksiąg. Nie mam w tej sprawie osobistych doświadczeń (sam prowadzę sobie księgowość) ale wielu znajomych, którzy prowadzą działalność gospodarczą żali mi się na te wygibasy, które czasem znajdują się w księgach ;-)

Tak przy okazji, wiedzieliście o tym, że niektórzy księgowi to spece od marketingu? ;-)

Pamiętaj, że nie możesz wrzucać w koszt faktur, które tylko częściowo są poprawne.

Jeżeli prowadzisz np. kwiaciarnię, to nie powinieneś księgować faktur, na których poza kwiatami figuruje pasta do zębów- nawet jeżeli nie zaksięgujesz kosztu przykładowej pasty. Prawo podobno tego nie zabrania, ale inspektorzy skarbowi ponoć tego nie lubią.

Pamiętaj o tym, że na żądanie inspektora skarbowego masz obowiązek udowodnić, że dany towar/usługa jest naprawdę potrzebna do ograniczenia strat lub osiągania zysku.

Udzielę teraz odpowiedzi na kilka często pojawiających się pytań, które czasem mi zadajecie. Zaznaczam jednak z góry, że NIE JESTEM KSIĘGOWYM w związku z czym wszystkie swe działania najlepiej konsultować z zawodowymi księgowymi.

Czy mogę wpisać w koszt działalności swój czynsz?

O ile mi wiadomo istnieje możliwość wpisania części kosztów dot. mieszkania w koszt działalności pod warunkiem, że mieszkanie jest miejscem prowadzenia działalności gospodarczej i potrafisz udokumentować poniesienie kosztu. Szczegóły przekaże Ci zawodowy księgowy. Ja nie mam tego problemu, gdyż działalność, którą prowadzę ma siedzibę poza mieszkaniem.

Czy mogę wpisać w koszt odtwarzacz mp3, TV, lub coś podobnego?

Zależy od przeznaczenia danego przedmiotu. Jeżeli sprzedajesz sprzęt o podobnym charakterze a TV ma być towarem to jest to Twoje święte prawo. Jeżeli jest to motywacyjna premia dla pracownika - to o ile mi wiadomo masz taką możliwość.

Mam prywatny samochód, którego używam do celów związanych z działalnością. Czy mogę wrzucić w koszt prowadzenia działalności wydatki związane z benzyną?

Osobiście tego nie robię (mimo, że używam samochodu służbowo, to nie wrzucam kosztów benzyny w koszt) ale o ile mi wiadomo - mogę się mylić - istnieje taki ładny dokument jak Ewidencja Przebiegu, na podstawie którego można tego dokonać. Moim zdaniem jest to za dużo pracy. Ale to już zależy od tego, ile takim autkiem w celach służbowych jeździmy.

Zadajcie mi to pytanie, gdy benzyna będzie po 9,99 ;-)