Ciocia Wikipedia i Księgowość - czyli co można wrzucać w koszty działalności a co nie?

Źródło obrazka: wikimedia.org, Faktura z 1812 r. ;-)

Ta notka nie będzie najdłuższa na świecie, ale nie widzę sensu pisać eseju na temat, który można dobrze opisać w kilkuset słowach.

Opowiem wam o czymś, czego Ciocia Wikipedia wam nie powie. Niech przemówi Wujek Dobra Rada.

Każdy kto prowadzi jakąkolwiek działalność gospodarczą cieszy się przywilejem odliczania kosztów prowadzenia działalności, co wiąże się z pomniejszonym podatkiem. Jest to przywilej przeznaczony dla każdej osoby prawnej, z wyjątkiem osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Innymi słowy: jeżeli nie jesteś (współ)właścicielem chociaż najmniejszego interesu, nie możesz nic wpisywać w koszt prowadzenia działalności.

Metaforycznie rzecz ujmując, to tak jakby każdy z nas mógł odliczyć od pensji koszt benzyny zużywanej w drodze do pracy. Fajnie się mają Ci przedsiębiorcy.

Sęk w tym, że z tym przywilejem wiąże się dość przykry obowiązek: Co mogę "wrzucać w koszty" i w jakim stopniu?

Wielu małych i średnich przedsiębiorców głowi się nad rozwiązaniem problemu, który wskazałem w tytule notki. Czy mogę wpisać w koszt prowadzenia działalności soczek dla klienta? Czy mogę wpisać w koszt działalności X, Y i Z ? Ta notka rozjaśni tę sprawę i pomoże Ci ewidentnie i dokładnie rozszyfrować na co można, a na co nie brać faktury i wszelkiego rodzaju rachunki.

Jak to mawiał Tempus Fugit "czas ucieka" więc do dzieła ;-)

Istnieją dwa rodzaje zakupów, które możesz wpisać w koszty. Oto one:

Możesz wrzucać w koszt działalności wydatki, które ograniczają Twoje straty.

Przykłady:
System alarmowy, szyba pancerną, sejf (chronią przed kradzieżą - stratą)


Możesz brać na fakturę wydatki, które generują dla Ciebie zysk.

Przykłady:
Towar (generuje zysk w momencie sprzedaży)
Wydruk ulotek i inne działania marketingowe (zwiększają obrót)
Usługi outsourcingowe (oczywiście takie, które pokrywają się z profilem Twojej działalności).

Logicznym tokiem rozumowania, dopuszczalne jest księgowanie faktur, które spełniają obydwa powyższe warunki (zamiast jednego).

Pamiętaj, że możesz brać fakturę tylko na naprawdę potrzebne rzeczy - wiem, że kawa może zwiększyć efektywność pracy załogi, ale urząd skarbowy może już być innego zdania. Co innego, jeżeli kawa jest NIEZBĘDNA lub BARDZO POTRZEBNA do prowadzenia działalności - np. gdy prowadzisz kawiarnię. Najlepiej jeżeli każdy wydatek przedyskutujesz ze swoim własnym księgowym.

Nota bene: nawet jeżeli zatrudniasz księgowego, sprawdzaj co on tam bazgroli w tych rozliczeniach. Niektórzy księgowi (nie mówię, że każdy) mają swoich chlebodawców tam gdzie słońce nie dociera. Nie każdy księgowy dba o poprawność ksiąg. Nie mam w tej sprawie osobistych doświadczeń (sam prowadzę sobie księgowość) ale wielu znajomych, którzy prowadzą działalność gospodarczą żali mi się na te wygibasy, które czasem znajdują się w księgach ;-)

Tak przy okazji, wiedzieliście o tym, że niektórzy księgowi to spece od marketingu? ;-)

Pamiętaj, że nie możesz wrzucać w koszt faktur, które tylko częściowo są poprawne.

Jeżeli prowadzisz np. kwiaciarnię, to nie powinieneś księgować faktur, na których poza kwiatami figuruje pasta do zębów- nawet jeżeli nie zaksięgujesz kosztu przykładowej pasty. Prawo podobno tego nie zabrania, ale inspektorzy skarbowi ponoć tego nie lubią.

Pamiętaj o tym, że na żądanie inspektora skarbowego masz obowiązek udowodnić, że dany towar/usługa jest naprawdę potrzebna do ograniczenia strat lub osiągania zysku.

Udzielę teraz odpowiedzi na kilka często pojawiających się pytań, które czasem mi zadajecie. Zaznaczam jednak z góry, że NIE JESTEM KSIĘGOWYM w związku z czym wszystkie swe działania najlepiej konsultować z zawodowymi księgowymi.

Czy mogę wpisać w koszt działalności swój czynsz?

O ile mi wiadomo istnieje możliwość wpisania części kosztów dot. mieszkania w koszt działalności pod warunkiem, że mieszkanie jest miejscem prowadzenia działalności gospodarczej i potrafisz udokumentować poniesienie kosztu. Szczegóły przekaże Ci zawodowy księgowy. Ja nie mam tego problemu, gdyż działalność, którą prowadzę ma siedzibę poza mieszkaniem.

Czy mogę wpisać w koszt odtwarzacz mp3, TV, lub coś podobnego?

Zależy od przeznaczenia danego przedmiotu. Jeżeli sprzedajesz sprzęt o podobnym charakterze a TV ma być towarem to jest to Twoje święte prawo. Jeżeli jest to motywacyjna premia dla pracownika - to o ile mi wiadomo masz taką możliwość.

Mam prywatny samochód, którego używam do celów związanych z działalnością. Czy mogę wrzucić w koszt prowadzenia działalności wydatki związane z benzyną?

Osobiście tego nie robię (mimo, że używam samochodu służbowo, to nie wrzucam kosztów benzyny w koszt) ale o ile mi wiadomo - mogę się mylić - istnieje taki ładny dokument jak Ewidencja Przebiegu, na podstawie którego można tego dokonać. Moim zdaniem jest to za dużo pracy. Ale to już zależy od tego, ile takim autkiem w celach służbowych jeździmy.

Zadajcie mi to pytanie, gdy benzyna będzie po 9,99 ;-)

Wiatr Zmian - I rocznica

Źródło obrazka: geograph.org.uk, właściciel praw autorskich: Alan Heardman

Witam Wszystkich ;-)

Chciałbym ogłosić kilka zmian, które zajdą na blogu od tej chwili.

W ciągu ostatniego roku przekazałem wam całą fundamentalną wiedzę dot. wyznaczania celów i ich osiągania. Można w ten temat się wdrażać głębiej ale po co? Najważniejsze już zostało powiedziane. Wiedza, którą przekazywałem wam do tej pory uzbraja was w możliwość wyznaczania i realizacji dowolnego celu. Ten blog pomógł wam opanować wszystkie ważne umiejętności "miękkie".

Pytanie brzmi: co dalej?

Uważam, że czas przejść na "wyższy poziom świadomości".

Nie bójcie się, nie będziemy palić żadnych ziół ;-)

Zabiorę was w podróż przez świat biznesu i nauczę zupełnie nowych rzeczy. Czas byśmy nauczyli się opanowywać umiejętności techniczne - i głównie tym będą poświęcone dalsze notki bloga.

W związku z tym zajdą dwie fundamentalne zmiany.

1) Zmieni się charakter notek - będzie tu więcej informacji dotyczących zarabiania na rynkach kapitałowych, zakładania biznesów, rozliczania podatków, porad prawnych i innych pokrewnych.

2) Zmieni się też częstotliwość emisji kolejnych notek. Od teraz blog będzie dwutygodnikiem. W co drugi piątek otrzymacie Państwo paczkę przydatnej wiedzy typu "Know - How".


Dlaczego zmienia się częstotliwość wpisów?

Od godziny 22.30 do północy prowadzę biznes w internecie. Kładę się spać i śpię 6 godzin. Wstaję do pracy stricte etatowej, z której wracam o godzinie 16.00.

Jestem współwłaścicielem kwiaciarni a do moich obowiązków należy prowadzenie księgowości, dbania o normy prawne, dostawa towaru i obsługa poczty kwiatowej.

W tej chwili rząd przygotowuje się do kradzieży pieniędzy przyszłych emerytów - nie bójmy się prawdy - i permanentnego spieprzenia systemu emerytalnego - nie mogę temu zapobiec ale mogę, póki czas, wejść w tę branżę i zabezpieczyć część ludzi przed złym doborem OFE. Jest to nieco czasoabsorbujące ;-)

W związku z brakiem czasu, jestem coraz mniej zadowolony ze swoich wpisów. Są rzeczowe i na temat, ale kiedy w czwartek wieczorem publikuję wpis myślę sobie "Mogłeś napisać więcej". Dlatego też podjąłem decyzję o zmniejszeniu częstotliwości pojawiania się kolejnych notek.

Ale nie ma się co martwić ;-) W zamian za to będziecie otrzymywać większą dawkę wiedzy, która będzie dużo dokładniej opisana.

Reasumując: notki będą pojawiać się rzadziej, w co drugi piątek, ale za to będą dużo precyzyjniejsze i dużo wyższej jakości.

W ramach życzenia wam miłego weekendu, chciałbym zapobiec fali pytań:

"Dlaczego piszesz, że blog ma już roczek, skoro pierwsza notka pochodzi z czerwca?".

Otóż widzicie, od czerwca blog jest na serwerze blogspot. Wcześniej był prowadzony na innym silniku ale bloguję już od marca 2010.

Mam nadzieję, że wytrzymacie ze mną kolejny rok ;-) Pozdrawiam wszystkich, widzimy się 25 Marca.

Kraków, człowiek jadący po kosztach i ludzie w opałach - czyli Osłona Finansowa nie tylko dla firm.

Źródło obrazka: fotopedia.com

W ostatnim wpisie poruszyłem temat osłon kapitałowych dla firm. W jednym z komentarzy, Pan Tobiasz Maliński sprytnie zauważył, że ta sama zasada ma odniesienie także do finansów osobistych.

Dokładnie. Pamiętajmy o tym, że poszczególna osoba jest w pewnym sensie jednoosobowym przedsiębiorstwem - a więc takowa tarczę kapitałową nie tylko może, ale nawet powinna posiadać.

Drugi etap mojej drogi do Rentierstwa był dosyć bolesny i małoprzyjemny. Założyłem interes, który po pełnym optymizmu początku...zaczął przynosić straty. Było na tyle nieciekawie, że groziła mi przeprowadzka z krakowskiej kamienicy na krakowskie Planty. Dlaczego jakimś cudem udało mi się przeżyć dwa trudne miesiące, zanim moja działalność zaczęła przynosić porządny zysk?

Bo miałem oszczędności - tarczę kapitałową. Małą bo małą, ale oblężenie przetrwałem.

Zasada budowania i korzystania z tarczy kapitałowej dla osób fizycznych, jest identyczna jak w przypadku firm i działalności gospodarczych. Po prostu gromadzisz kapitał, który będzie Cię chronił gdyby stało Ci się coś złego. W przypadku firm powinna to być minimum dwudziestoczterokrotność średnich miesięcznych kosztów utrzymania (argumenty znajdziesz w poprzednim wpisie) ale w przypadku osób fizycznych, okres ten może być krótszy.

Jak "mocna" powinna być taka tarcza? Na jaką kwotę powinna opiewać?

To zależy od trzech czynników:

1) Od czasu, jakiego potrzebujesz by odbudować swoje źródła dochodu. W większości przypadków im większy dochód tym większy czas jego rekonstrukcji - ale nie zawsze tak musi być.

2) Twój średniomiesięczny koszt utrzymania - im większy, tym większa powinna być Twoja osobista Osłona Finansowa.

3) Inflacja - jeżeli czas określony w punkcie 1 jest większy niż kilkadziesiąt miesięcy, powinieneś w obliczeniach uwzględnić inflację.

Jak wygląda budowa Osobistej Osłony Kapitałowej?

Analogicznie jak w przypadku firm. Pewną część dochodu powinieneś przerzucić na osobny rachunek, z którego czerpiesz środki tylko w ostateczności. Osłona nie powinna być przeznaczona na konsumpcję bez wyraźnej przyczyny.

Czym jest wspomniana ostateczność?

Ostateczność to chwila, w której źródła Twojego dochodu trafi szlag.

Gdzie powinny być przechowywane środki z Tarczy?

Pieniądze z Tarczy Kapitałowej powinny być przechowywane na rachunku o ryzyku straty oscylującym wokół 0%. Przykładem takiego rachunku może być lokata w banku o solidnym fundamencie. Odsetki z lokaty powinny być - moim zdaniem - reinwestowane w tarczę ze względu na inflację. Oczywiście możesz te odsetki przejadać ale w tym momencie z każdym rokiem moc nabywcza tarczy spada o ok. 5%.

Jak widzicie, budowa osłony nie wymaga wielkich umiejętności finansowych. Wystarczy opanować umiejętność budżetowania w stopniu podstawowym ;-). W praktyce nic trudnego. Wystarczy, że regularnie będziesz karmił swoją tarczę i wyrobisz sobie pozytywne nawyki finansowe.

Warto zaaplikować profilaktyczną Osłonę Finansową nie tylko samemu sobie, ale też osobną dla każdego członka rodziny i dla każdego biznesu. Takie postępowanie być może spowolni Twoje postępy na drodze do Rentierstwa, ale przynajmniej zapewni Ci w miarę stabilny i bezpieczny progress.

I jeszcze jedno na koniec: pamiętaj, by zgodnie z Prawem Intencji nie zbierać "na czarną godzinę" ale "na lepsze czasy" ;-)